Jak automatyzacja HR w Slacku skróciła zarządzanie urlopami o 70%

Wdrożyliśmy inteligentny system do automatyzacji wniosków urlopowych (składanie, zatwierdzanie, aktualizacja sald) przy użyciu Make.com, Slack i Budibase. Wynik: 70% szybsze procesy i 40% wzrost satysfakcji pracowników.

Kontekst biznesowy

Kim był nasz klient

Poznaj środowisko biznesowe, wyzwania i cele, które kierowały tym projektem automatyzacji.

Był to dynamicznie rozwijający się software house zatrudniający około 30 osób. Klient znajdował się w fazie intensywnego skalowania działalności i zatrudnienia. W miarę wzrostu liczby pracowników, ręczne, niesformalizowane procesy HR (jak właśnie zarządzanie urlopami) stały się wąskim gardłem, generującym chaos i spadek efektywności operacyjnej. Firma potrzebowała pilnie wdrożyć skalowalną automatyzację, aby wesprzeć dalszy wzrost bez konieczności nieproporcjonalnego zwiększania liczby pracowników administracyjnych. Priorytetem było wdrożenie rozwiązania szybkiego i taniego, które płynnie integrowałoby się z już używanymi narzędziami komunikacyjnymi (Slack).

Rezultaty projektu

Najważniejsze metryki, które dostarczyliśmy w ramach wdrożenia.

3 miesiące

Czas do pełnego zwrotu z inwestycji (ROI)

100%

Przejrzystości w procesie urlopowym

40%

Wzrost satysfakcji pracowników

70%

Szybszy proces zarządzania urlopami

Chcesz podobne rezultaty u siebie?

Porozmawiajmy o procesach i szybko wskażemy miejsca o najwyższym ROI.

Porozmawiajmy

Opinia klienta

Codeless to game changer! Dostarczyli nam praktyczną automatyzację, która nie tylko oszczędza setki godzin pracy, ale przede wszystkim wyeliminowała totalny chaos.

Michał Kaźmierczak

CEO, Fooz

Cele strategiczne

Potrzeby i cele biznesowe

Strategiczne cele, które kierowały naszym podejściem do automatyzacji procesów.

Wzrost efektywności operacyjnej i redukcja czasu administracji

Celem było skrócenie czasu potrzebnego na obsługę pojedynczego wniosku urlopowego (od złożenia do finalnej aktualizacji salda) o co najmniej 50-70%. Osiągnięto to poprzez automatyzację powiadomień, weryfikacji i synchronizacji danych w czasie rzeczywistym, co pozwoliło działowi HR i administracji skupić się na strategicznych zadaniach.

Zwiększenie satysfakcji i zaangażowania pracowników

Kluczową potrzebą było zapewnienie natychmiastowego dostępu do aktualnych sald urlopowych (np. przez proste polecenie w Slacku) oraz maksymalne uproszczenie procesu składania wniosku. Wdrożenie miało uczynić wewnętrzne procesy HR bardziej przyjaznymi i przejrzystymi, co bezpośrednio wpływa na doświadczenia i zadowolenie pracowników.

Wprowadzenie pełnej transparentności i eliminacja ryzyka błędów

Biznes wymagał centralnego, niezawodnego źródła prawdy dla wszystkich danych urlopowych. Celem było zaimplementowanie systemu, który automatycznie synchronizuje kalendarze zespołu i salda urlopowe, minimalizując błąd ludzki, chaos komunikacyjny oraz problemy związane z planowaniem zasobów i ciągłością pracy.

Wyzwania techniczne

Kluczowe wyzwania

Największe przeszkody techniczne i biznesowe, które pokonaliśmy w trakcie realizacji projektu.

Nieustrukturyzowane wnioski i chaos komunikacyjny

Wnioski urlopowe składane przez wiele kanałów (Slack, e-mail), co utrudniało śledzenie i standaryzację.

Brak scentralizowanego i aktualnego salda

Trudność w szybkim sprawdzeniu dostępnej puli urlopowej przez pracownika, co wymagało każdorazowego kontaktu z administracją.

Czasochłonna administracja

Manualne zarządzanie procesem, w tym sprawdzanie dostępności, aktualizowanie kalendarzy i wysyłanie powiadomień, pochłaniało zbyt wiele czasu działu HR.

Brak szybkiego podglądu planu urlopowego:

Trudności dla menedżerów w efektywnym planowaniu pracy zespołów z powodu braku szybkiego podglądu w kalendarz.

Proces wdrożenia

Co zrobiliśmy

Szczegółowy opis procesu automatyzacji i implementacji rozwiązania.

Wdrożyliśmy w pełni zautomatyzowany proces HR. Cała logika opiera się na Make.com, który łączy trzy kluczowe elementy:

Interfejs w Budibase: Intuicyjny panel do składania wniosków z automatycznym obliczaniem dni roboczych i podglądem kalendarza zespołu.
Komunikacja w Slack: Dedykowane polecenia (/leave) pozwalają pracownikom w sekundę sprawdzić saldo. Menedżerowie otrzymują powiadomienia o wnioskach z przyciskami Zatwierdź/Odrzuć, co skraca proces decyzyjny do jednego kliknięcia.
Baza i Synchronizacja: Zatwierdzony wniosek automatycznie aktualizuje saldo urlopowe w Airtable i synchronizuje się z Google Calendar, wysyłając finalne powiadomienie do pracownika i zespołu. Cały system działa bez interwencji człowieka od momentu złożenia wniosku do aktualizacji wszystkich systemów.

Stack technologiczny

Narzędzia i technologie

Technologie i narzędzia, które wykorzystaliśmy do realizacji tego projektu automatyzacji.

Make.com

Slack

Budibase

Airtable

Efekty projektu

Rezultat projektu

Podsumowanie efektów wdrożenia i długoterminowych korzyści dla klienta.

Przekształciliśmy chaotyczny i czasochłonny proces zarządzania urlopami w inteligentny, zautomatyzowany system. Firma osiągnęła 70% szybszy proces obsługi wniosków, uwalniając cenne zasoby HR i administracji. Pełna automatyzacja zapewniła 100% przejrzystości, eliminując błędy i skutkując 40% wzrostem satysfakcji pracowników. Klient odnotował pełny zwrot z inwestycji (ROI) już w ciągu 3 miesięcy.

Z perspektywy specjalisty od automatyzacji

Głównym wyzwaniem było stworzenie skalowalnego systemu do zarządzania urlopami, który byłby zbudowany wyłącznie z narzędzi bez kodowania (no-code/low-code). Musieliśmy połączyć ze sobą różne aplikacje tak, aby działały jako jeden płynny system, mimo że nie są domyślnie kompatybilne.

Make.com jest sercem całego rozwiązania. To on zarządza całą logiką i przepływem informacji:

Łatwy Interfejs (Front-end/Baza Danych): Użyliśmy Budibase do zbudowania bardzo prostego panelu, w którym pracownicy składają wnioski. Wszystkie dane, w tym salda urlopowe, są przechowywane w Airtable, które służy jako nasza centralna i zawsze aktualna baza danych.
Szybkie Podejmowanie Decyzji: Aby proces był szybki, wykorzystaliśmy Slack jako główne miejsce komunikacji. Kiedy pracownik składa wniosek, Make.com natychmiast wysyła interaktywne powiadomienie do menedżera. Menedżer może zatwierdzić lub odrzucić wniosek jednym kliknięciem, bezpośrednio w oknie Slacka.
Inteligentna Automatyzacja: Make.com wykonuje automatyczne funkcje w tle: oblicza dni robocze (z pominięciem świąt), sprawdza kalendarz zespołu w Google Calendar i aktualizuje salda w Airtable zaraz po zatwierdzeniu.

Takie połączenie technologii sprawiło, że cały proces, który wcześniej wymagał ręcznej pracy i był źródłem chaosu, stał się w pełni zautomatyzowany, przejrzysty i ekstremalnie szybki dla każdego użytkownika.
Patryk Wloch

Zobacz inne realizacje

Narzędzia

SlackOpenAISnov.ioCustom ScraperPipedriveN8N

Jak AI i automatyzacja n8n przyspieszyły kwalifikację leadów w Detailly 5-krotnie?

Zobacz, jak dla Detailly wdrożyliśmy zaawansowany system automatyzacji pozyskiwania i kwalifikacji leadów. Połączyliśmy Snov.io, OpenAI i Pipedrive, eliminując manualne wprowadzanie danych i przyspieszając proces sprzedaży 5-krotnie.

Rezultaty:

90%

Oszczędność czasu na ręcznym wprowadzaniu danych do CRM

Szybsza kwalifikacja leadów (dzięki AI)

100%

Automatyzacja transferu leadów do Pipedrive

Błędów w danych trafiających do CRM (dzięki normalizacji AI)

"Wdrożenie systemu do pozyskiwania leadów i automatycznego dodawania ich do CRM przerosło moje oczekiwania... Efekty przerosły nasze oczekiwania, a ja w końcu czuję się pewnie w świecie automatyzacji."

— Patrycja Muszyńska, Head of Sales, Detailly

Zobacz case study

— Patrycja Muszyńska, Head of Sales, Detailly

Narzędzia

N8NOnyx (RAG)OpenRouterCustom Connector

Chatbot AI dla Ataszek.pl – wdrożenie inteligentnego asystenta 24/7

Wdrożenie AI/Chatbot: Inteligentny asystent oparty na RAG (Onyx) dla Ataszek.pl. Natychmiastowe odpowiedzi dla klientów i wsparcie sprzedaży.

Rezultaty:

Szybsze wyszukiwanie informacji o produktach przez handlowców

24/7

Dostępność wsparcia klienta

100%

Pokrycie bazy wiedzy o produktach przez Chatbota

"Wdrożenie chatbota to była świetna decyzja... Zespół Codeless podszedł do tematu bardzo profesjonalnie – zrobili świetny research i testowaliśmy różne rozwiązania przed finalnym wyborem. Dzięki temu udało się znaleźć idealne narzędzie, które działa efektywnie i naprawdę ułatwia nam pracę."

— Dawid Kołodziejski, Specialista ds. klienta, Ataszek.pl

Zobacz case study

— Dawid Kołodziejski, Specialista ds. klienta, Ataszek.pl

Zobacz wszystkie case studies

Porozmawiajmy o Twoim projekcie

Pokaż nam proces – przygotujemy konkretne propozycje automatyzacji i szacunkowe efekty.

Bezpłatna konsultacja

Odpowiedź w ciągu 24h

Spersonalizowana wycena

Możesz również skontaktować się z nami bezpośrednio:

hello@code-less.io +48 538 390 025