Jak automatyzacja HR w Slacku skróciła zarządzanie urlopami o 70%

Wdrożyliśmy inteligentny system do automatyzacji wniosków urlopowych (składanie, zatwierdzanie, aktualizacja sald) przy użyciu Make.com, Slack i Budibase. Wynik: 70% szybsze procesy i 40% wzrost satysfakcji pracowników.

Kim był klient

Był to dynamicznie rozwijający się software house zatrudniający około 30 osób. Klient znajdował się w fazie intensywnego skalowania działalności i zatrudnienia. W miarę wzrostu liczby pracowników, ręczne, niesformalizowane procesy HR (jak właśnie zarządzanie urlopami) stały się wąskim gardłem, generującym chaos i spadek efektywności operacyjnej. Firma potrzebowała pilnie wdrożyć skalowalną automatyzację, aby wesprzeć dalszy wzrost bez konieczności nieproporcjonalnego zwiększania liczby pracowników administracyjnych. Priorytetem było wdrożenie rozwiązania szybkiego i taniego, które płynnie integrowałoby się z już używanymi narzędziami komunikacyjnymi (Slack).

Rezultaty projektu

Co zrobiliśmy

Wdrożyliśmy w pełni zautomatyzowany proces HR. Cała logika opiera się na Make.com, który łączy trzy kluczowe elementy:
  1. Interfejs w Budibase: Intuicyjny panel do składania wniosków z automatycznym obliczaniem dni roboczych i podglądem kalendarza zespołu.
  2. Komunikacja w Slack: Dedykowane polecenia (/leave) pozwalają pracownikom w sekundę sprawdzić saldo. Menedżerowie otrzymują powiadomienia o wnioskach z przyciskami Zatwierdź/Odrzuć, co skraca proces decyzyjny do jednego kliknięcia.
  3. Baza i Synchronizacja: Zatwierdzony wniosek automatycznie aktualizuje saldo urlopowe w Airtable i synchronizuje się z Google Calendar, wysyłając finalne powiadomienie do pracownika i zespołu. Cały system działa bez interwencji człowieka od momentu złożenia wniosku do aktualizacji wszystkich systemów.

Rezultat projektu

Przekształciliśmy chaotyczny i czasochłonny proces zarządzania urlopami w inteligentny, zautomatyzowany system. Firma osiągnęła 70% szybszy proces obsługi wniosków, uwalniając cenne zasoby HR i administracji. Pełna automatyzacja zapewniła 100% przejrzystości, eliminując błędy i skutkując 40% wzrostem satysfakcji pracowników. Klient odnotował pełny zwrot z inwestycji (ROI) już w ciągu 3 miesięcy.

Opinia klienta

Codeless to game changer! Dostarczyli nam praktyczną automatyzację, która nie tylko oszczędza setki godzin pracy, ale przede wszystkim wyeliminowała totalny chaos.

— Michał Kaźmierczak, Fooz

Umów bezpłatną konsultację i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie osiągnąć podobne rezultaty.