Case study
Firma spedycyjna PM Advise przestała ręcznie przepisywać zlecenia z PDF-ów. Zlecenie z maila samo trafia do FireTMS i na kartę w Trello, a czas obsługi jednego zlecenia spadł o 92%.
Zastąpienie ręcznego przepisywania danych z PDF automatyczną ekstrakcją przez AI.
Redukcja czasu potrzebnego na procesowanie jednego zlecenia z 12 minut do poniżej 1 minuty.
Automatyzacja przejęła powtarzalne zadania administracyjne, uwalniając zasoby ludzkie do zadań strategicznych.
System przetwarza zlecenia spływające w nocy i w weekendy bez udziału człowieka.
Automatyczne generowanie dobowych raportów skuteczności i błędów dla zarządu.
PM Advise to dynamicznie rozwijająca się firma transportowa, specjalizująca się w usługach logistycznych na terenie całej Europy. Firma obsługuje zarówno standardowy transport ciężarowy, jak i wymagający transport towarów niebezpiecznych (ADR).
Wyróżnikiem PM Advise jest elastyczność i wysoka jakość obsługi. Skalując działalność, firma napotkała jednak barierę w postaci rosnącej biurokracji operacyjnej, która zaczęła hamować możliwości obsługi większej liczby zleceń bez drastycznego zwiększania zatrudnienia.
Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces w Twojej firmie. Po 30 minutach wiesz, co da się zautomatyzować i od czego zacząć.
Wdrożenie automatyzacji przez zespół Codeless całkowicie zmieniło dynamikę naszej pracy. Wcześniej nasi spedytorzy tracili godziny na ręczne przepisywanie danych z maili do FireTMS. Teraz dzieje się to automatycznie, a my możemy skupić się na relacjach z klientami i optymalizacji tras. To inwestycja, która zwróciła się błyskawicznie, dając nam przewagę technologiczną na trudnym rynku transportowym.
Celem było stworzenie systemu, w którym zlecenie z maila trafia bezpośrednio do FireTMS jako gotowy ładunek, bez udziału człowieka.
Wdrożenie automatycznego tworzenia kart w Trello dla każdego zlecenia, wraz z listami kontrolnymi (checklistami) dla poszczególnych etapów transportu.
Umożliwienie szybkiej komunikacji i powiadomień z wykorzystaniem automatyzacji WhatsApp, aby usprawnić przepływ informacji z kierowcami.
System musiał samodzielnie weryfikować poprawność danych (NIP, kody pocztowe) i korygować je przed wysłaniem do TMS.
Rozwiązanie musiało być gotowe na obsługę dowolnej liczby zleceń bez konieczności rozbudowy infrastruktury czy zespołu.
Automatyczne generowanie podsumowań dnia wysyłanych bezpośrednio na maila Prezesa, zawierających statystyki skuteczności automatyzacji.
Analiza i OCR dokumentów z AI: Wdrożyliśmy zaawansowany workflow w n8n, który monitoruje skrzynkę Outlook. Każdy e-mail z załącznikiem PDF jest analizowany przez model AI (Gemini), który precyzyjnie ekstrahuje dane: NIP, trasy, wagi, stawki i daty.
Inteligentna walidacja i naprawa danych: Stworzyliśmy dedykowanego agenta AI, który weryfikuje poprawność kodów pocztowych i miast. Jeśli format jest niezgodny z wymaganiami FireTMS (np. irlandzkie kody pocztowe), system automatycznie dokonuje korekty na format akceptowalny („bezpieczny kod”).
Dwukierunkowa integracja z FireTMS: Zbudowaliśmy logikę, która najpierw sprawdza bazę kontrahentów. Jeśli klienta nie ma w bazie, automat go tworzy. Następnie system automatycznie zakłada ładunek w FireTMS ze wszystkimi parametrami spedycyjnymi.
Automatyzacja Trello i WhatsApp: Po utworzeniu ładunku, system tworzy kartę w Trello z pełnym opisem zlecenia i checklistą etapów (Załadunek, Prom, Rozładunek). Wykorzystaliśmy WhatsApp API do usprawnienia komunikacji operacyjnej powiązanej z tymi statusami.
System raportowania i obsługi błędów: Zaprojektowaliśmy mechanizm „Self-healing”. Jeśli FireTMS odrzuci zlecenie, system tworzy specjalną kartę w Trello z opisem błędu do ręcznej weryfikacji. Na koniec dnia automat generuje i wysyła raport podsumowujący skuteczność (liczba zleceń automatycznych vs. ręcznych).
Masz podobny problem? Porozmawiajmy.
30 minut z osobą, która potem to buduje. Po rozmowie wiesz, co da się zautomatyzować i ile to odda.
Automatyzacja zleceń transportowych przyniosła efekt od pierwszego dnia. Proces, który wcześniej zajmował spedytorowi od 10 do 15 minut, teraz odbywa się w tle w czasie poniżej 60 sekund. Dzięki integracji AI, system osiągnął niemal 100% skuteczność w poprawnym interpretowaniu danych z różnorodnych wzorów zleceń PDF, co wyeliminowało błędy kosztowne na etapie realizacji transportu.
Drugim efektem jest automatyzacja FireTMS w zakresie zarządzania bazą kontrahentów. System sam sprawdza istnienie klienta po NIP i w razie potrzeby zakłada nową kartotekę, zachowując higienę danych. Połączenie tego z automatyzacją Trello i WhatsApp sprawiło, że PM Advise posiada teraz nowoczesne, cyfrowe centrum dowodzenia logistyką, które pracuje 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
Z perspektywy specjalisty
Kluczem do sukcesu w tym projekcie było zastosowanie zaawansowanych modeli AI (Google Gemini) do inteligentnego parsowania dokumentów PDF. Tradycyjne metody oparte na wyrażeniach regularnych (Regex) zawodziły przy różnorodności formatów zleceń transportowych. Nasze rozwiązanie nie tylko 'czyta’ dokument, ale rozumie jego kontekst: potrafi odróżnić adres załadunku od adresu siedziby firmy oraz automatycznie naprawiać błędne formaty kodów pocztowych, zanim trafią do FireTMS.
Michał Jędrusik
Masz podobny problem? Porozmawiajmy.
30 minut z osobą, która potem to buduje. Po rozmowie wiesz, co da się zautomatyzować i ile to odda.
Zwiększ efektywność operacyjną i skaluj biznes bez ograniczeń. Automatyzacja procesów biznesowych uwalnia Twój zespół od monotonnych zadań, minimalizuje błędy i przyspiesza działanie. Zyskaj mierzalne oszczędności, popraw produktywność i pozwól pracownikom skupić się na strategicznych celach, które napędzają wzrost.
ZobaczAI, które naprawdę wspiera biznes. Wdrażamy rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji – od analizy danych i prognozowania sprzedaży po personalizację komunikacji z klientem. Dzięki temu Twoja firma działa szybciej, podejmuje trafniejsze decyzje i obniża koszty operacyjne. To realna przewaga konkurencyjna i fundament nowoczesnego biznesu.
Zobacz
Zobacz, jak dla Detailly wdrożyliśmy zaawansowany system automatyzacji pozyskiwania i kwalifikacji leadów. Połączyliśmy Snov.io, OpenAI i Pipedrive, eliminując manualne wprowadzanie danych i przyspieszając proces sprzedaży 5-krotnie.
Zobacz case study
Wdrożyliśmy inteligentny system do automatyzacji wniosków urlopowych (składanie, zatwierdzanie, aktualizacja sald) przy użyciu Make.com, Slack i Budibase. Wynik: 70% szybsze procesy i 40% wzrost satysfakcji pracowników.
Zobacz case study