Automatyzacja FireTMS i Trello: Skrócenie czasu obsługi zleceń o 92% dzięki wdrożeniu AI w firmie transportowej

Twoja firma transportowa wciąż traci czas na ręczne przepisywanie zleceń? Automatyzacja FireTMS, Trello i WhatsApp to standard, który pozwala skalować biznes bez zwiększania kosztów stałych. Skontaktuj się z nami, aby sprawdzić, jak możemy usprawnić Twoje procesy spedycyjne.

Kontekst biznesowy

Kim był nasz klient

Poznaj środowisko biznesowe, wyzwania i cele, które kierowały tym projektem automatyzacji.

PM Advise to dynamicznie rozwijająca się firma transportowa, specjalizująca się w kompleksowych usługach logistycznych na terenie całej Europy. Firma obsługuje zarówno standardowy transport ciężarowy, jak i wymagający transport towarów niebezpiecznych (ADR).

Kluczowym wyróżnikiem PM Advise jest elastyczność i wysoka jakość obsługi. Skalując działalność, firma napotkała jednak barierę w postaci rosnącej biurokracji operacyjnej, która zaczęła hamować możliwości obsługi większej liczby zleceń bez drastycznego zwiększania zatrudnienia.

Rezultaty projektu

Najważniejsze metryki, które dostarczyliśmy w ramach wdrożenia.

Eliminacja błędów wprowadzania: 99%

Zastąpienie ręcznego przepisywania danych z PDF automatyczną ekstrakcją przez AI.

Czas obsługi zlecenia: -92%

Redukcja czasu potrzebnego na procesowanie jednego zlecenia z 12 minut do poniżej 1 minuty.

Oszczędność etatu: 1 FTE

Automatyzacja przejęła powtarzalne zadania administracyjne, uwalniając zasoby ludzkie do zadań strategicznych.

Wzrost przepustowości: 24/7

System przetwarza zlecenia spływające w nocy i w weekendy bez udziału człowieka.

Szybkość raportowania: Natychmiastowa

Automatyczne generowanie dobowych raportów skuteczności i błędów dla zarządu.

Chcesz podobne rezultaty u siebie?

Porozmawiajmy o procesach i szybko wskażemy miejsca o najwyższym ROI.

Porozmawiajmy

Opinia klienta

Wdrożenie automatyzacji przez zespół Codeless całkowicie zmieniło dynamikę naszej pracy. Wcześniej nasi spedytorzy tracili godziny na ręczne przepisywanie danych z maili do FireTMS. Teraz dzieje się to automatycznie, a my możemy skupić się na relacjach z klientami i optymalizacji tras. To inwestycja, która zwróciła się błyskawicznie, dając nam przewagę technologiczną na trudnym rynku transportowym.

Mateusz Chrzanowski

Prezes, PM Advise

Cele strategiczne

Potrzeby i cele biznesowe

Strategiczne cele, które kierowały naszym podejściem do automatyzacji procesów.

Pełna automatyzacja FireTMS

Celem było stworzenie systemu, w którym zlecenie z maila trafia bezpośrednio do FireTMS jako gotowy ładunek, bez udziału człowieka.

Automatyzacja Trello jako centrum operacyjnego

Wdrożenie automatycznego tworzenia kart w Trello dla każdego zlecenia, wraz z listami kontrolnymi (checklistami) dla poszczególnych etapów transportu.

Integracja WhatsApp z procesem

Umożliwienie szybkiej komunikacji i powiadomień z wykorzystaniem automatyzacji WhatsApp, aby usprawnić przepływ informacji z kierowcami.

Inteligentna walidacja danych

System musiał samodzielnie weryfikować poprawność danych (NIP, kody pocztowe) i korygować je przed wysłaniem do TMS.

Skalowalność procesu

Rozwiązanie musiało być gotowe na obsługę dowolnej liczby zleceń bez konieczności rozbudowy infrastruktury czy zespołu.

Raportowanie w czasie rzeczywistym

Automatyczne generowanie podsumowań dnia wysyłanych bezpośrednio na maila Prezesa, zawierających statystyki skuteczności automatyzacji.

Proces wdrożenia

Co zrobiliśmy

Szczegółowy opis procesu automatyzacji i implementacji rozwiązania.

Analiza i OCR dokumentów z AI: Wdrożyliśmy zaawansowany workflow w n8n, który monitoruje skrzynkę Outlook. Każdy e-mail z załącznikiem PDF jest analizowany przez model AI (Gemini), który precyzyjnie ekstrahuje dane: NIP, trasy, wagi, stawki i daty.
Inteligentna walidacja i naprawa danych: Stworzyliśmy dedykowanego agenta AI, który weryfikuje poprawność kodów pocztowych i miast. Jeśli format jest niezgodny z wymaganiami FireTMS (np. irlandzkie kody pocztowe), system automatycznie dokonuje korekty na format akceptowalny („bezpieczny kod”).
Dwukierunkowa integracja z FireTMS: Zbudowaliśmy logikę, która najpierw sprawdza bazę kontrahentów. Jeśli klient nie istnieje – automat go tworzy. Następnie system automatycznie zakłada ładunek w FireTMS ze wszystkimi parametrami spedycyjnymi.
Automatyzacja Trello i WhatsApp: Po utworzeniu ładunku, system tworzy kartę w Trello z pełnym opisem zlecenia i checklistą etapów (Załadunek, Prom, Rozładunek). Wykorzystaliśmy WhatsApp API do usprawnienia komunikacji operacyjnej powiązanej z tymi statusami.
System raportowania i obsługi błędów: Zaprojektowaliśmy mechanizm „Self-healing”. Jeśli FireTMS odrzuci zlecenie, system tworzy specjalną kartę w Trello z opisem błędu do ręcznej weryfikacji. Na koniec dnia automat generuje i wysyła raport podsumowujący skuteczność (liczba zleceń automatycznych vs. ręcznych).

Stack technologiczny

Narzędzia i technologie

Technologie i narzędzia, które wykorzystaliśmy do realizacji tego projektu automatyzacji.

n8n

FireTMS

Trello

Microsoft Outlook

OpenRouter (LLM)

WhatsApp API

Efekty projektu

Rezultat projektu

Podsumowanie efektów wdrożenia i długoterminowych korzyści dla klienta.

Wdrożenie kompleksowej automatyzacji firmy transportowej przyniosło natychmiastowe rezultaty. Proces, który wcześniej zajmował spedytorowi od 10 do 15 minut, teraz odbywa się w tle w czasie poniżej 60 sekund. Dzięki integracji AI, system osiągnął niemal 100% skuteczność w poprawnym interpretowaniu danych z różnorodnych wzorów zleceń PDF, co wyeliminowało błędy kosztowne na etapie realizacji transportu.

Kluczowym sukcesem jest również automatyzacja FireTMS w zakresie zarządzania bazą kontrahentów. System sam sprawdza istnienie klienta po NIP i w razie potrzeby zakłada nową kartotekę, zachowując higienę danych. Połączenie tego z automatyzacją Trello i WhatsApp sprawiło, że PM Advise posiada teraz nowoczesne, cyfrowe centrum dowodzenia logistyką, które pracuje 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Z perspektywy specjalisty od automatyzacji

Kluczem do sukcesu w tym projekcie było zastosowanie zaawansowanych modeli AI (Google Gemini) do inteligentnego parsowania dokumentów PDF. Tradycyjne metody oparte na wyrażeniach regularnych (Regex) zawodziły przy różnorodności formatów zleceń transportowych. Nasze rozwiązanie nie tylko 'czyta’ dokument, ale rozumie jego kontekst – potrafi odróżnić adres załadunku od adresu siedziby firmy oraz automatycznie naprawiać błędne formaty kodów pocztowych, zanim trafią do FireTMS.

Michał Jędrusik

Zobacz inne realizacje

Narzędzia

SlackOpenAISnov.ioCustom ScraperPipedriveN8N

Jak AI i automatyzacja n8n przyspieszyły kwalifikację leadów w Detailly 5-krotnie?

Zobacz, jak dla Detailly wdrożyliśmy zaawansowany system automatyzacji pozyskiwania i kwalifikacji leadów. Połączyliśmy Snov.io, OpenAI i Pipedrive, eliminując manualne wprowadzanie danych i przyspieszając proces sprzedaży 5-krotnie.

Rezultaty:

90%

Oszczędność czasu na ręcznym wprowadzaniu danych do CRM

Szybsza kwalifikacja leadów (dzięki AI)

100%

Automatyzacja transferu leadów do Pipedrive

Błędów w danych trafiających do CRM (dzięki normalizacji AI)

"Wdrożenie systemu do pozyskiwania leadów i automatycznego dodawania ich do CRM przerosło moje oczekiwania... Efekty przerosły nasze oczekiwania, a ja w końcu czuję się pewnie w świecie automatyzacji."

— Patrycja Muszyńska, Head of Sales, Detailly

Zobacz case study

— Patrycja Muszyńska, Head of Sales, Detailly

Narzędzia

N8NOnyx (RAG)OpenRouterCustom Connector

Chatbot AI dla Ataszek.pl – wdrożenie inteligentnego asystenta 24/7

Wdrożenie AI/Chatbot: Inteligentny asystent oparty na RAG (Onyx) dla Ataszek.pl. Natychmiastowe odpowiedzi dla klientów i wsparcie sprzedaży.

Rezultaty:

Szybsze wyszukiwanie informacji o produktach przez handlowców

24/7

Dostępność wsparcia klienta

100%

Pokrycie bazy wiedzy o produktach przez Chatbota

"Wdrożenie chatbota to była świetna decyzja... Zespół Codeless podszedł do tematu bardzo profesjonalnie – zrobili świetny research i testowaliśmy różne rozwiązania przed finalnym wyborem. Dzięki temu udało się znaleźć idealne narzędzie, które działa efektywnie i naprawdę ułatwia nam pracę."

— Dawid Kołodziejski, Specialista ds. klienta, Ataszek.pl

Zobacz case study

— Dawid Kołodziejski, Specialista ds. klienta, Ataszek.pl

Zobacz wszystkie case studies

Porozmawiajmy o Twoim projekcie

Pokaż nam proces – przygotujemy konkretne propozycje automatyzacji i szacunkowe efekty.

Bezpłatna konsultacja

Odpowiedź w ciągu 24h

Spersonalizowana wycena

Możesz również skontaktować się z nami bezpośrednio:

hello@code-less.io +48 538 390 025