Automatyzacja procesów w firmie

Automatyzacja procesów biznesowych bez przepisywania danych

Automatyzacja procesów biznesowych to połączenie systemów, których już używacie, tak żeby zlecenia, zamówienia, dokumenty i zadania przechodziły między nimi same, a każda sprawa miała właściciela i następny krok. Pipedrive, ClickUp, Excel czy system do zleceń zostają. W firmie spedycyjnej PM Advise czas obsługi jednego zlecenia spadł o 92%.

01

Zlecenie z maila trafia do systemu bez przepisywania

„Zlecenia przychodzą PDF-em i ktoś musi je przepisać do systemu. Przy kilkudziesięciu dziennie to cały etat.” W PM Advise spedytor przepisywał każde zlecenie z PDF-a do FireTMS, 10 do 15 minut na sztukę, a pomyłka w wadze albo kodzie pocztowym wychodziła dopiero przy realizacji transportu.

Dziś system czyta załącznik, sprawdza kontrahenta po NIP-ie, zakłada ładunek w FireTMS i kartę w Trello. Zlecenie, którego nie rozumie, przekazuje człowiekowi z opisem, a wieczorem zarząd dostaje raport: ile przeszło samo, ile wymagało człowieka. Ten sam problem ma produkcja na zamówienie, gdzie wygraną ofertę ktoś przepisuje do karty zlecenia.

02

Integracja systemów, które już macie

Sprzedaż pracuje w CRM-ie, realizacja w ClickUpie albo Excelu, faktury w programie księgowym, a klient pisze na WhatsAppie. Każde przejście między nimi to człowiek, który kopiuje dane. Integracja systemów usuwa te przejścia: wygrana w CRM-ie sama zakłada zlecenie, zamówienia ze sklepu i z Allegro trafiają na jedną listę wysyłek, faktura zakupowa dopasowuje się do zamówienia.

Nie sprzedajemy nowego systemu. Dokładamy brakujące połączenia. Tam, gdzie wystarczy reguła, działa reguła; AI pomaga tylko tam, gdzie trzeba przeczytać dokument albo wiadomość. Tak pracujemy ze sklepami internetowymi, które sprzedają w kilku kanałach, i z agencjami i firmami IT.

03

Firma działa, gdy właściciela nie ma

Wniosek urlopowy czeka na akceptację w mailu, raport dla zarządu ktoś składa ręcznie w piątek, a zlecenie z nocy leży do rana. Takie sprawy nie potrzebują decyzji właściciela, tylko reguły i osoby, która dostanie powiadomienie, gdy coś wypadnie poza regułę. Tak rozumiemy automatyzację biznesu.

W software housie wniosek, akceptacja jednym kliknięciem i saldo dni dzieją się w Slacku, a kalendarz zespołu aktualizuje się sam. Jeśli u was najwięcej czasu zjadają pytania klientów, zobaczcie automatyzację obsługi klienta, a jeśli zapytania bez opiekuna, automatyzację sprzedaży.

Przykładowe rozwiązania

Zlecenie z PDF-a w FireTMS i Trello (PM Advise)

Firma spedycyjna: zlecenie z maila jest w systemie transportowym i na karcie Trello w niecałą minutę, wcześniej zajmowało to 12 minut. Czas obsługi zlecenia krótszy o 92%, system pracuje też w nocy i w weekendy.

Urlopy w Slacku zamiast maili i arkuszy

Software house, około 30 osób: pracownik składa wniosek, menedżer zatwierdza jednym kliknięciem, saldo i kalendarz zespołu aktualizują się same. Obsługa urlopów zajmuje o 70% mniej czasu.

Plan produkcji aktualizowany co godzinę

Producent części w druku 3D: plan w ClickUpie co 60 minut porównuje się z danymi produkcyjnymi, a zatwierdzone nieobecności spływają co 15 minut. Kierownik dostaje szkic obsady na kolejny tydzień i tylko go zatwierdza.

Ile kosztuje przepisywanie (szacunek)

Przykład do podstawienia własnych liczb: 10 minut na zlecenie przy 30 zleceniach dziennie to 5 godzin dziennie. Przy 21 dniach roboczych to 105 godzin w miesiącu, czyli około 13 dni pracy jednej osoby.

Jak pracujemy

  1. 1

    Ustalamy zasady i odpowiedzialność

    Wybieramy jeden proces, np. przyjęcie zlecenia, i przechodzimy jego drogę: skąd przychodzą dane, kto je przepisuje, gdzie czekają na decyzję, co jest wyjątkiem. Ustalamy, co zmierzymy po starcie.

  2. 2

    Dobieramy narzędzia i łączymy dane

    Łączymy skrzynkę, CRM, system zleceń i narzędzie do zadań, które już macie. Nowe narzędzie tylko wtedy, gdy czegoś naprawdę brakuje.

  3. 3

    Wdrażamy automatyzację

    Uruchamiamy ją na jednym procesie, obok dotychczasowej pracy, i porównujemy wyniki. Sprawa, której system nie rozumie, trafia do człowieka z opisem, a nie znika.

  4. 4

    Utrzymujemy i dopasowujemy do zmian

    Pilnujemy, żeby działało, i zmieniamy rozwiązanie, gdy zmienia się zespół, dostawca albo format dokumentów. Jeśli chcecie mieć nas w firmie na stałe, zobaczcie Interim AI.

Masz podobny problem? Porozmawiajmy.

30 minut z osobą, która potem to buduje. Po rozmowie wiesz, co da się zautomatyzować i ile to odda.

Umów 30 minut rozmowy

Co dostajesz

  • Rozmowę i analizę jednego procesu przed wyceną: wiecie, co zrobimy, w jakim czasie i co zmierzymy.
  • Rozwiązanie na systemach, które już macie. Nie sprzedajemy nowego systemu.
  • Dokumentację procesu i automatyzacji, którą przejmie wasz zespół albo nowa osoba.
  • Obsługę wyjątków: sprawa, której system nie rozumie, trafia do człowieka z opisem.
  • Utrzymanie po starcie i dopasowanie do zmian w firmie.
  • Prosty miernik efektu, np. czas obsługi jednego zlecenia przed zmianą i po niej.

Opinie

Co mówią firmy, z którymi pracujemy

5,023 opinie w Google →
„Automatyzacja wdrożona przez zespół Codeless zrewolucjonizowała nasz back-office. System nie tylko czyta zlecenia szybciej niż człowiek, ale dzięki AI potrafi sam skorygować błędy w kodach pocztowych. Dodatkowo codzienny raport na WhatsApp daje mi pełną kontrolę nad firmą, gdziekolwiek jestem.”
Mateusz ChrzanowskiWłaściciel, PM Advise
„Z czystym sumieniem polecam Codeless :) Zautomatyzowali u nas różne procesy w firmie i każdy z nich działa do dziś bez zarzutu. Współpraca od samego początku wyglądała tak, jak powinna - najpierw dobrze zrozumieli, jak działamy i co chcemy osiągnąć, a dopiero potem zaproponowali rozwiązania. Efekt jest taki, że sporo powtarzalnej, ręcznej pracy po prostu zniknęło z naszego zespołu, a my możemy zajmować się tym, co faktycznie rozwija firmę :) Polecam”
Kacper NiedzielaOpinia w Google
„Pełne wdrożenie automatyzacji sprzedaży i dashboard managerski - wszystko sprawnie i bez zbędnego przeciągania. Co szczególnie doceniamy, Codeless zawsze patrzyło na koszty naszej organizacji - zero przepychania rozwiązań na siłę, tylko dopasowanie do realnych potrzeb. Pełna dostępność kiedy jej potrzebowaliśmy, szybka reakcja. Jako organizacja produkcyjna nie mamy czasu na partnerów którzy nie rozumieją realiów biznesowych - Codeless je rozumie. Polecamy!”
Maciej StefańczykOpinia w Google, Cubic Inch 3D Printing
„Wdrożenie automatyzacji ClickUp i Slack — szybko, sprawnie, na temat. Stały kontakt przez cały czas, wszystko wytłumaczone zrozumiale. Polecam.”
Michał FigatOpinia w Google
„Bardzo polecam współpracę z Codeless! Zleciliśmy im automatyzację w Make.com + Pipedrive CRM i wszystko poszło wzorowo. Bardzo szybki termin realizacji, pełne zrozumienie naszych potrzeb i super sprawny kontakt na każdym etapie. Jeśli ktoś szuka konkretnego podejścia do automatyzacji procesów bez zbędnego przedłużania, to zdecydowanie warto”
Grzegorz GrabkaOpinia w Google
„Automatyzacja działa bez zarzutu, a dedykowane chatboty AI znacząco odciążyły nasz zespół supportu:)”
HannaOpinia w Google
„Po wielu rozczarowaniach i współpracach z różnymi freelancerami, w końcu znalazłem partnera technologicznego, który autentycznie dowozi efekty. Wdrożyli u nas automatyzację opartą na AI, która totalnie odmieniła naszą obsługę klienta. Bot sam zbiera wiadomości z WhatsAppa i Gmaila, a potem odpowiada z sensem, bazując na naszych firmowych informacjach. W branży transportowej i przy przeprowadzkach czas reakcji to absolutna podstawa – teraz oszczędzamy mnóstwo czasu, a klienci dostają odpowiedź niemal natychmiast. Świetne rozwiązanie i wreszcie dobrze wydane pieniądze.”
Pawel ZawislakOpinia w Google
„Polecam współpracę z Patrykiem w zakresie automatyzacji - działaliśmy już przy kilku projektach, dobry stosunek kosztów do jakości. Na bardzo duży plus komunikacja (na każdym etapie współpracy), bardzo dobre zrozumienie potrzeb klienta i profesjonalna realizacja.”
Bartosz KopećOpinia w Google
„Polecam usługi Patryka w zakresie automatyzacji, tych bardziej i mniej skomplikowanych procesów biznesowych. Sprawne wykonanie od wyceny po wdrożenie i przede wszystkim fachowe doradztwo podczas całego projektu.”
Jakub KaraszewskiOpinia w Google
„Miałam obawy przed automatyzacją procesów. Jednak wdrożenie systemu do pozyskiwania leadów i automatycznego dodawania ich do CRM przerosło moje oczekiwania. Zespół Codeless w bardzo przystępny sposób wytłumaczył mi cały proces, rozwinął wszystkie wątpliwości i sprawił, że dokładnie wiedziałam, co i jak będzie działać. Efekty przerosły nasze oczekiwania, a ja w końcu czuję się pewnie w świecie automatyzacji.”
Patrycja MuszyńskaHead of Sales, Detailly
„Nasz proces windykacji to była prawdziwa katastrofa – totalny chaos, a płynność finansowa dramatycznie cierpiała. Codeless wszedł, dokładnie przeanalizował wszystko i stworzył system, który po prostu działa! Teraz mamy automatyczne przypomnienia, monitoring należności i usprawnioną eskalację. Efekt jest oszałamiający: zaległe należności spadły o ponad 40%, a czas na działania windykacyjne skróciliśmy o połowę! To było coś, czego naprawdę potrzebowaliśmy.”
Dawid KorzewkaCEO, SOLU
„Szukaliśmy kogoś, kto ogarnie złożone procesy i znajdzie proste rozwiązanie – Codeless to strzał w dziesiątkę! Patryk ma rzadkie połączenie wiedzy technicznej i mega biznesowego podejścia. Szybko zrozumiał, o co nam chodziło i dostarczył automatyzację, która działa idealnie – w terminie i budżecie. Kluczowe problemy rozwiązane w ekspresowym tempie, zero chaosu i żadnych niemiłych niespodzianek.”
Mateusz LomberSpecjalista ds. marketingu
„Polecam Codeless! Mieliśmy w n8n niedokończony workflow, ale mój zespół utknął i nie wiedział, jak go dokończyć. Szybko dostałam wycenę. Konkretną, bez kombinowania. Podoba mi się, że to oni dopasowali się do naszego sposobu komunikacji, a nie my do nich. Teraz razem planujemy kolejne kroki i wszystko idzie w moim tempie. Nikt mnie nie pogania ani nie dopytuje, czy już ruszamy. Pracujemy tak, jak mi pasuje :) Katarzyna”
Katarzyna ZielinskaOpinia w Google
„Współpracę z Codeless rozpoczęliśmy w maju, szukając wsparcia w automatyzacji procesów w naszym e-commerce - od wdrożenia systemu do zarządzania sprzedażą i integracji ze sklepem internetowym, po kwestie techniczne, automatyzację maili do klientów, faktur i innych procesów. Bardzo cenimy podejście Patryka i Piotrka do problemów. Na każde nasze zapytanie znajdują rozwiązanie. Jeśli czegoś nie wiedzą od razu, mówią o tym wprost, sprawdzają temat i wracają z konkretną odpowiedzią. Dzięki temu mamy poczucie, że możemy przyjść z dowolnym problemem i wspólnie znajdziemy rozwiązanie. Dużym plusem jest też komunikacja - kontakt przez WhatsApp, krótkie calle czy nagrania z wyjaśnieniami bardzo dobrze sprawdzają się w naszej codziennej współpracy. Cieszymy się ze współpracy i zdecydowanie polecamy Codeless firmom, które szukają profesjonalnego i zaangażowanego partnera do automatyzacji procesów.”
Gallop ZoneOpinia w Google
„Współpracujemy z Codeless od kilku miesięcy i nie zamierzamy tego zmieniać. Zaczeliśmy od automatyzacji sprzedaży, teraz systematycznie automatyzujemy kolejne procesy w firmie - i za każdym razem to po prostu działa. Duży plus za dopasowanie się do naszego trybu - komunikacja asynchroniczna, bez narzucania spotkań, kontakt kiedy mi pasuje. Polecam każdemu kto chce realnie zoptymalizować procesy biznesowe.”
Shangrila TravelOpinia w Google
„Polecam Codeless szczególnie za podejście po wdrożeniu. Wdrożenie CRM to jedno, ale to co naprawdę cenię to codzienny kontakt i wsparcie - zawsze mogłam liczyć na szybką odpowiedź, niezależnie czy pytałam o konfigurację automatyzacji czy po prostu nie wiedziałam jak coś działa w Pipedrive. Zespół był zawsze dostępny i żadne pytanie nie było dla nich zbyt drobne. W firmie szkoleniowej, gdzie tempo pracy jest duże i ciągle coś się zmienia, takie wsparcie przy CRM ma ogromną wartość. Gorąco polecam:)”
Staże Human PartnerOpinia w Google
„Pełen profesjonalizm! Wdrożenie AI w naszej firmie przebiegło sprawnie i bezproblemowo. Jeśli szukacie ekspertów od sztucznej inteligencji, to lepiej trafić nie mogliście. Polecam!”
Marcin MałkowskiOpinia w Google
„Jeśli interesuje Was profesjonalne wdrożenie AI, to serdecznie polecam Codeless.”
Piotr BrauerOpinia w Google
„Zdecydowanie polecam współpracę z zespołem Codeless! Działamy razem przy projektach dla moich klientów i wszystko zawsze przebiega w pełni profesjonalnie. To, co u nich najbardziej cenię, to fakt, że nie są tylko świetnymi specjalistami od technologii i automatyzacji. Mają też rewelacyjne, bardzo szerokie spojrzenie na biznes i sprzedaż. Bardzo rzadko spotyka się na rynku agencję, która tak dobrze łączy twardą wiedzę techniczną ze zrozumieniem potrzeb ostatecznego klienta. To właśnie ta kombinacja sprawia, że Codeless tak mocno wyróżnia się na tle innych.”
Anna JarosławskaOpinia w Google
„Polecamy! Cenimy współpracę z Patrykiem i z czystym sumieniem polecamy :)”
Pomarańczowa Ciuchcia Academy of the FutureOpinia w Google
„Polecam Patryka jako człowieka od zadań specjalnych. Ma otwartą głowę i szuka nieszablonowych rozwiązań w obliczu trudności. Elastyczne podejście, komunikacja i zaangażowanie, to kluczowe cechy charakteryzujące jego podejście do współpracy.”
Mateusz MazurekOpinia w Google
„Wdrożenie chatbota to była świetna decyzja. Naszym celem było nie tylko wsparcie klientów na stronie, ale też automatyzacja odpowiedzi dla pracowników. Zespół Codeless podszedł do tematu bardzo profesjonalnie – zrobili świetny research, a my mieliśmy szansę testować różne rozwiązania przed finalnym wyborem. Dzięki temu udało się znaleźć idealne narzędzie, które działa efektywnie i naprawdę ułatwia nam pracę.”
Dawid KołodziejskiSpecjalista ds. klienta, Ataszek.pl
„To była najlepsza decyzja! Wcześniej męczyliśmy się z drogim i totalnie skomplikowanym OCR-em. Codeless zaproponował nam coś prostego, intuicyjnego i idealnie dopasowanego do naszych procesów. Zespół błyskawicznie to ogarnął, a my? Płacimy znacznie mniej! Dostaliśmy system, który robi dokładnie to, czego potrzebujemy, bez zbędnego nadęcia. To naprawdę przystępna cenowo alternatywa dla drogiego oprogramowania enterprise.”
Bartek KrupaPrezes, Sushi King
„Codeless to game changer! Dostarczyli nam praktyczną automatyzację, która nie tylko oszczędza setki godzin pracy, ale przede wszystkim wyeliminowała totalny chaos. Skończyły się papierowe formularze, mamy super sprawny system z uporządkowaną bazą kontaktów, a wszystkie raporty spływają automatycznie na Slacka. Mniej błędów, więcej spokoju i mnóstwo czasu na to, co dla Fooz jest naprawdę ważne.”
Michał KaźmierczakCEO, Fooz

Masz podobny problem? Porozmawiajmy.

30 minut z osobą, która potem to buduje. Po rozmowie wiesz, co da się zautomatyzować i ile to odda.

Umów 30 minut rozmowy

Pytania

Najczęściej zadawane pytania

Nie ma tu Twojego pytania?

Zadaj je na 30-minutowej rozmowie. Odpowiadamy konkretnie, na Waszym przykładzie.

Umów rozmowę →

To ustawienie pracy tak, żeby dane i zadania przechodziły między systemami bez człowieka, który je przepisuje: zlecenie z maila trafia do systemu, wygrana w CRM-ie zakłada zadanie dla realizacji, zatwierdzony urlop sam aktualizuje kalendarz. Człowiek zostaje tam, gdzie trzeba decyzji. Digitalizacja procesów biznesowych to dopiero pierwszy krok: przeniesienie papieru do systemu.