Automatyzacja obsługi klienta

Automatyzacja obsługi klienta: proste sprawy same, trudne u człowieka

Automatyzacja obsługi klienta porządkuje wiadomości z maila, WhatsAppa, helpdesku i nagrań głosowych: każda sprawa dostaje kategorię, komplet danych i odpowiedź z wiedzy waszej firmy, a reklamacja albo nietypowe zamówienie trafia do człowieka z całą historią. Chatbot i voicebot są tu częścią jednego procesu, nie osobnym gadżetem.

01

AI w obsłudze klienta: każda sprawa ma kategorię i komplet danych

„Gdzie jest moja paczka?”, „Jak zrobić zwrot?”, „Wysłałem zdjęcia na WhatsAppa”. Takie wiadomości przychodzą codziennie i każda zabiera komuś kilka minut. AI w obsłudze klienta czyta wiadomość, nadaje jej kategorię i sprawdza w sklepie zamówienie i paczkę, zanim ktoś ją otworzy. Gdy w zgłoszeniu brakuje danych, klient od razu dostaje prośbę o uzupełnienie.

Tak pracuje agencja prowadząca pięć marek sklepów: jeden proces klasyfikuje maile i odpowiada z bazy wiedzy każdej marki. Najczęściej robimy to w e-commerce i w usługach z rezerwacjami, gdzie zgłoszenie bez kompletu danych blokuje wycenę albo rezerwację.

02

Chatbot na stronę, mail i WhatsApp, który odpowiada z wiedzy firmy

Chatbot oparty na ogólnej wiedzy modelu potrafi wymyślić cenę albo termin dostawy. My budujemy bazę wiedzy z waszych materiałów: oferty, regulaminów i opisów produktów. Na każde pytanie asystent najpierw wyszukuje pasujące fragmenty tej bazy i dopiero na ich podstawie pisze odpowiedź. Jeśli odpowiedzi w bazie nie ma, mówi to wprost i przekazuje rozmowę człowiekowi razem z historią.

Firma przeprowadzkowa z Niemiec ma takich asystentów na mailu, WhatsAppie i Telegramie, po polsku, niemiecku i angielsku: wyciągają dane zlecenia z wiadomości i załączników i zakładają zgłoszenie w aplikacji firmy. Dla Ataszek.pl zbudowaliśmy bazę wiedzy AI na serwerze klienta, z której asystent pisze szkice odpowiedzi na maile, a pracownik je zatwierdza. Więcej o doborze modelu i miejscu przetwarzania danych: wdrożenie sztucznej inteligencji.

03

Voicebot: zgłoszenie z nagrania, komenda głosowa, notatka do CRM

Klient woli nagrać głosówkę, niż wypełniać formularz. Bot głosowy zamienia nagranie na tekst, wyciąga z niego dane i robi z nimi to samo, co z mailem: zgłoszenie, zadanie albo notatkę w systemie. W firmie przeprowadzkowej zgłoszenie powstaje także z nagrania głosowego. Zespół projektowy wydaje komendy głosowe asystentowi w Telegramie, który zamienia streszczenia spotkań w zadania w ClickUp. Producent części w druku 3D nagrywa notatki po rozmowach, a te trafiają do Pipedrive.

Voicebota, który sam prowadzi rozmowę, pokazaliśmy w wersji demo firmie z usług telemedycznych. Infolinii na żywo nie obiecujemy od pierwszego dnia: zaczynamy od testu na nagraniach i jednym rodzaju spraw.

04

Człowiek decyduje: reklamacje, sprawy medyczne, odpowiedzi na opinie

Automatyzacja nie zamyka sprawy, której nie rozumie. Reklamacja, zwrot po terminie, sprawa medyczna czy pismo od prawnika trafiają do konkretnej osoby, na skrzynkę, do helpdesku albo na Slacka, razem z historią rozmowy i danymi klienta. Które sprawy system zamyka sam, które wysyła jako szkic do akceptacji, a które zawsze idą do człowieka, ustalamy z wami przed startem.

Tak samo traktujemy opinie: dla firmy z usług telemedycznych asystent przygotowuje odpowiedzi na opinie w Google i Trustpilot, a pracownik je zatwierdza. Pracujemy na waszym helpdesku i skrzynce. Jeśli helpdesku nie ma, pomagamy go wybrać: dla agencji ubezpieczeniowej porównaliśmy kilka i wybraliśmy Chatwoot.

Przykładowe rozwiązania

Szkice odpowiedzi z bazy wiedzy (Ataszek.pl)

Baza wiedzy AI o produktach stoi na serwerze klienta, asystent pisze z niej szkice odpowiedzi na maile, pracownik sprawdza i wysyła.

Odpowiedzi dla pięciu marek z jednego procesu

Agencja prowadząca pięć marek sklepów na Shopify. AI klasyfikuje maile, sprawdza zamówienie i paczkę i odpowiada z bazy wiedzy danej marki. Kolejna marka to ten sam proces z inną bazą.

Zgłoszenie przeprowadzki z maila, WhatsAppa i nagrania

Firma przeprowadzkowa z Niemiec. Asystenci w trzech językach robią z maila, WhatsAppa i głosówki jedno kompletne zgłoszenie w aplikacji firmy.

Bot dla pacjentów i odpowiedzi na opinie

Usługi telemedyczne. Bot w helpdesku odpowiada pacjentom na powtarzalne pytania, asystent przygotowuje odpowiedzi na opinie, a sprawy prawne czekają na decyzję człowieka.

Ile czasu zjadają powtarzalne pytania (szacunek)

Przykład do podstawienia własnych liczb: 30 pytań dziennie po 3 minuty to 1,5 godziny dziennie, w miesiącu (21 dni roboczych) prawie 4 dni pracy, w roku ponad 2 miesiące pracy jednej osoby.

Jak pracujemy

  1. 1

    Ustalamy zasady i odpowiedzialność

    Dzielimy wiadomości z ostatniego miesiąca na trzy grupy: system odpowiada sam, system przygotowuje szkic, zawsze człowiek. Ustalamy, kto odbiera przekazane sprawy.

  2. 2

    Dobieramy narzędzia i łączymy dane

    Łączymy skrzynkę, WhatsApp, helpdesk i sklep, które już macie. Budujemy bazę wiedzy i testujemy kilka modeli AI na prawdziwych pytaniach.

  3. 3

    Wdrażamy automatyzację

    Zaczynamy od najczęstszego rodzaju spraw i jednego kanału. Odpowiedzi idą najpierw jako szkice do akceptacji, potem część wychodzi sama. Dochodzą kolejne tematy i kanały, w tym głos.

  4. 4

    Utrzymujemy i dopasowujemy do zmian

    Przeglądamy rozmowy, w których system nie znał odpowiedzi, poprawiamy reguły i uzupełniamy bazę. Zmienia się oferta, zmienia się wiedza asystenta.

Masz podobny problem? Porozmawiajmy.

30 minut z osobą, która potem to buduje. Po rozmowie wiesz, co da się zautomatyzować i ile to odda.

Umów 30 minut rozmowy

Co dostajesz

  • Klasyfikację spraw i odpowiedzi w ustalonych kanałach (mail, czat, WhatsApp, Telegram, głos) z bazą wiedzy z waszych materiałów
  • Dokumentację: skąd system bierze wiedzę, które sprawy idą do człowieka, jak aktualizować bazę
  • Wybór miejsca przetwarzania danych: modele działające w UE albo baza wiedzy na waszym serwerze
  • Zgodność z RODO: rozwiązanie przetwarza tylko te dane klientów, które razem ustalimy
  • Utrzymanie po starcie: przegląd rozmów, poprawki reguł i aktualizację bazy wiedzy
  • Rozmowę i analizę waszych wiadomości od klientów przed wyceną

Opinie

Co mówią firmy, z którymi pracujemy

5,023 opinie w Google →
„Automatyzacja wdrożona przez zespół Codeless zrewolucjonizowała nasz back-office. System nie tylko czyta zlecenia szybciej niż człowiek, ale dzięki AI potrafi sam skorygować błędy w kodach pocztowych. Dodatkowo codzienny raport na WhatsApp daje mi pełną kontrolę nad firmą, gdziekolwiek jestem.”
Mateusz ChrzanowskiWłaściciel, PM Advise
„Z czystym sumieniem polecam Codeless :) Zautomatyzowali u nas różne procesy w firmie i każdy z nich działa do dziś bez zarzutu. Współpraca od samego początku wyglądała tak, jak powinna - najpierw dobrze zrozumieli, jak działamy i co chcemy osiągnąć, a dopiero potem zaproponowali rozwiązania. Efekt jest taki, że sporo powtarzalnej, ręcznej pracy po prostu zniknęło z naszego zespołu, a my możemy zajmować się tym, co faktycznie rozwija firmę :) Polecam”
Kacper SundayOpinia w Google
„Pełne wdrożenie automatyzacji sprzedaży i dashboard managerski - wszystko sprawnie i bez zbędnego przeciągania. Co szczególnie doceniamy, Codeless zawsze patrzyło na koszty naszej organizacji - zero przepychania rozwiązań na siłę, tylko dopasowanie do realnych potrzeb. Pełna dostępność kiedy jej potrzebowaliśmy, szybka reakcja. Jako organizacja produkcyjna nie mamy czasu na partnerów którzy nie rozumieją realiów biznesowych - Codeless je rozumie. Polecamy!”
Maciej StefańczykOpinia w Google, Cubic Inch 3D Printing
„Wdrożenie automatyzacji ClickUp i Slack — szybko, sprawnie, na temat. Stały kontakt przez cały czas, wszystko wytłumaczone zrozumiale. Polecam.”
Michał FigatOpinia w Google
„Bardzo polecam współpracę z Codeless! Zleciliśmy im automatyzację w Make.com + Pipedrive CRM i wszystko poszło wzorowo. Bardzo szybki termin realizacji, pełne zrozumienie naszych potrzeb i super sprawny kontakt na każdym etapie. Jeśli ktoś szuka konkretnego podejścia do automatyzacji procesów bez zbędnego przedłużania, to zdecydowanie warto”
Grzegorz GrabkaOpinia w Google
„Automatyzacja działa bez zarzutu, a dedykowane chatboty AI znacząco odciążyły nasz zespół supportu:)”
HannaOpinia w Google
„Po wielu rozczarowaniach i współpracach z różnymi freelancerami, w końcu znalazłem partnera technologicznego, który autentycznie dowozi efekty. Wdrożyli u nas automatyzację opartą na AI, która totalnie odmieniła naszą obsługę klienta. Bot sam zbiera wiadomości z WhatsAppa i Gmaila, a potem odpowiada z sensem, bazując na naszych firmowych informacjach. W branży transportowej i przy przeprowadzkach czas reakcji to absolutna podstawa – teraz oszczędzamy mnóstwo czasu, a klienci dostają odpowiedź niemal natychmiast. Świetne rozwiązanie i wreszcie dobrze wydane pieniądze.”
Pawel ZawislakOpinia w Google
„Polecam współpracę z Patrykiem w zakresie automatyzacji - działaliśmy już przy kilku projektach, dobry stosunek kosztów do jakości. Na bardzo duży plus komunikacja (na każdym etapie współpracy), bardzo dobre zrozumienie potrzeb klienta i profesjonalna realizacja.”
Bartosz KopećOpinia w Google
„Polecam usługi Patryka w zakresie automatyzacji, tych bardziej i mniej skomplikowanych procesów biznesowych. Sprawne wykonanie od wyceny po wdrożenie i przede wszystkim fachowe doradztwo podczas całego projektu.”
Jakub KaraszewskiOpinia w Google
„Miałam obawy przed automatyzacją procesów. Jednak wdrożenie systemu do pozyskiwania leadów i automatycznego dodawania ich do CRM przerosło moje oczekiwania. Zespół Codeless w bardzo przystępny sposób wytłumaczył mi cały proces, rozwinął wszystkie wątpliwości i sprawił, że dokładnie wiedziałam, co i jak będzie działać. Efekty przerosły nasze oczekiwania, a ja w końcu czuję się pewnie w świecie automatyzacji.”
Patrycja MuszyńskaHead of Sales, Detailly
„Nasz proces windykacji to była prawdziwa katastrofa – totalny chaos, a płynność finansowa dramatycznie cierpiała. Codeless wszedł, dokładnie przeanalizował wszystko i stworzył system, który po prostu działa! Teraz mamy automatyczne przypomnienia, monitoring należności i usprawnioną eskalację. Efekt jest oszałamiający: zaległe należności spadły o ponad 40%, a czas na działania windykacyjne skróciliśmy o połowę! To było coś, czego naprawdę potrzebowaliśmy.”
Dawid KorzewkaCEO, SOLU
„Szukaliśmy kogoś, kto ogarnie złożone procesy i znajdzie proste rozwiązanie – Codeless to strzał w dziesiątkę! Patryk ma rzadkie połączenie wiedzy technicznej i mega biznesowego podejścia. Szybko zrozumiał, o co nam chodziło i dostarczył automatyzację, która działa idealnie – w terminie i budżecie. Kluczowe problemy rozwiązane w ekspresowym tempie, zero chaosu i żadnych niemiłych niespodzianek.”
Mateusz LomberSpecjalista ds. marketingu
„Polecam Codeless! Mieliśmy w n8n niedokończony workflow, ale mój zespół utknął i nie wiedział, jak go dokończyć. Szybko dostałam wycenę. Konkretną, bez kombinowania. Podoba mi się, że to oni dopasowali się do naszego sposobu komunikacji, a nie my do nich. Teraz razem planujemy kolejne kroki i wszystko idzie w moim tempie. Nikt mnie nie pogania ani nie dopytuje, czy już ruszamy. Pracujemy tak, jak mi pasuje :) Katarzyna”
Katarzyna ZielinskaOpinia w Google
„Współpracę z Codeless rozpoczęliśmy w maju, szukając wsparcia w automatyzacji procesów w naszym e-commerce - od wdrożenia systemu do zarządzania sprzedażą i integracji ze sklepem internetowym, po kwestie techniczne, automatyzację maili do klientów, faktur i innych procesów. Bardzo cenimy podejście Patryka i Piotrka do problemów. Na każde nasze zapytanie znajdują rozwiązanie. Jeśli czegoś nie wiedzą od razu, mówią o tym wprost, sprawdzają temat i wracają z konkretną odpowiedzią. Dzięki temu mamy poczucie, że możemy przyjść z dowolnym problemem i wspólnie znajdziemy rozwiązanie. Dużym plusem jest też komunikacja - kontakt przez WhatsApp, krótkie calle czy nagrania z wyjaśnieniami bardzo dobrze sprawdzają się w naszej codziennej współpracy. Cieszymy się ze współpracy i zdecydowanie polecamy Codeless firmom, które szukają profesjonalnego i zaangażowanego partnera do automatyzacji procesów.”
Gallop ZoneOpinia w Google
„Współpracujemy z Codeless od kilku miesięcy i nie zamierzamy tego zmieniać. Zaczeliśmy od automatyzacji sprzedaży, teraz systematycznie automatyzujemy kolejne procesy w firmie - i za każdym razem to po prostu działa. Duży plus za dopasowanie się do naszego trybu - komunikacja asynchroniczna, bez narzucania spotkań, kontakt kiedy mi pasuje. Polecam każdemu kto chce realnie zoptymalizować procesy biznesowe.”
Shangrila TravelOpinia w Google
„Polecam Codeless szczególnie za podejście po wdrożeniu. Wdrożenie CRM to jedno, ale to co naprawdę cenię to codzienny kontakt i wsparcie - zawsze mogłam liczyć na szybką odpowiedź, niezależnie czy pytałam o konfigurację automatyzacji czy po prostu nie wiedziałam jak coś działa w Pipedrive. Zespół był zawsze dostępny i żadne pytanie nie było dla nich zbyt drobne. W firmie szkoleniowej, gdzie tempo pracy jest duże i ciągle coś się zmienia, takie wsparcie przy CRM ma ogromną wartość. Gorąco polecam:)”
Staże Human PartnerOpinia w Google
„Pełen profesjonalizm! Wdrożenie AI w naszej firmie przebiegło sprawnie i bezproblemowo. Jeśli szukacie ekspertów od sztucznej inteligencji, to lepiej trafić nie mogliście. Polecam!”
Marcin MałkowskiOpinia w Google
„Jeśli interesuje Was profesjonalne wdrożenie AI, to serdecznie polecam Codeless.”
Piotr BrauerOpinia w Google
„Zdecydowanie polecam współpracę z zespołem Codeless! Działamy razem przy projektach dla moich klientów i wszystko zawsze przebiega w pełni profesjonalnie. To, co u nich najbardziej cenię, to fakt, że nie są tylko świetnymi specjalistami od technologii i automatyzacji. Mają też rewelacyjne, bardzo szerokie spojrzenie na biznes i sprzedaż. Bardzo rzadko spotyka się na rynku agencję, która tak dobrze łączy twardą wiedzę techniczną ze zrozumieniem potrzeb ostatecznego klienta. To właśnie ta kombinacja sprawia, że Codeless tak mocno wyróżnia się na tle innych.”
Anna JarosławskaOpinia w Google
„Polecamy! Cenimy współpracę z Patrykiem i z czystym sumieniem polecamy :)”
Pomarańczowa Ciuchcia Academy of the FutureOpinia w Google
„Polecam Patryka jako człowieka od zadań specjalnych. Ma otwartą głowę i szuka nieszablonowych rozwiązań w obliczu trudności. Elastyczne podejście, komunikacja i zaangażowanie, to kluczowe cechy charakteryzujące jego podejście do współpracy.”
Mateusz MazurekOpinia w Google
„Wdrożenie chatbota to była świetna decyzja. Naszym celem było nie tylko wsparcie klientów na stronie, ale też automatyzacja odpowiedzi dla pracowników. Zespół Codeless podszedł do tematu bardzo profesjonalnie – zrobili świetny research, a my mieliśmy szansę testować różne rozwiązania przed finalnym wyborem. Dzięki temu udało się znaleźć idealne narzędzie, które działa efektywnie i naprawdę ułatwia nam pracę.”
Dawid KołodziejskiSpecjalista ds. klienta, Ataszek.pl
„To była najlepsza decyzja! Wcześniej męczyliśmy się z drogim i totalnie skomplikowanym OCR-em. Codeless zaproponował nam coś prostego, intuicyjnego i idealnie dopasowanego do naszych procesów. Zespół błyskawicznie to ogarnął, a my? Płacimy znacznie mniej! Dostaliśmy system, który robi dokładnie to, czego potrzebujemy, bez zbędnego nadęcia. To naprawdę przystępna cenowo alternatywa dla drogiego oprogramowania enterprise.”
Bartek KrupaPrezes, Sushi King
„Codeless to game changer! Dostarczyli nam praktyczną automatyzację, która nie tylko oszczędza setki godzin pracy, ale przede wszystkim wyeliminowała totalny chaos. Skończyły się papierowe formularze, mamy super sprawny system z uporządkowaną bazą kontaktów, a wszystkie raporty spływają automatycznie na Slacka. Mniej błędów, więcej spokoju i mnóstwo czasu na to, co dla Fooz jest naprawdę ważne.”
Michał KaźmierczakCEO, Fooz

Masz podobny problem? Porozmawiajmy.

30 minut z osobą, która potem to buduje. Po rozmowie wiesz, co da się zautomatyzować i ile to odda.

Umów 30 minut rozmowy

Pytania

Najczęściej zadawane pytania

Nie ma tu Twojego pytania?

Zadaj je na 30-minutowej rozmowie. Odpowiadamy konkretnie, na Waszym przykładzie.

Umów rozmowę →

Nie, bo odpowiada tylko z bazy wiedzy zbudowanej z waszych materiałów. Gdy w bazie nie ma odpowiedzi, mówi to klientowi i przekazuje rozmowę człowiekowi.