W Unii Europejskiej rodzaje podpisów elektronicznych określa rozporządzenie eIDAS: zwykły podpis elektroniczny (np. kliknięcie „akceptuję” lub podpis w aplikacji typu DocuSign, Autenti czy Adobe Acrobat Sign w wersji podstawowej), zaawansowany podpis elektroniczny (jednoznacznie powiązany z osobą) oraz kwalifikowany podpis elektroniczny, który ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Najbezpieczniejszy i najmocniejszy prawnie jest podpis kwalifikowany, ale nie każdy dokument go wymaga. Wybór zależy od rodzaju dokumentu i wymagań prawnych. Przy wątpliwościach skonsultuj się z prawnikiem.
Rodzaje podpisów elektronicznych
| Rodzaj | Siła dowodowa | Typowe zastosowania |
|---|---|---|
| Zwykły | Podstawowa | Akceptacja ofert, regulaminów, dokumentów wewnętrznych |
| Zaawansowany | Wyższa, powiązanie z osobą | Umowy handlowe, dokumenty z partnerami |
| Kwalifikowany | Równoważny podpisowi własnoręcznemu | Dokumenty wymagające formy pisemnej, urzędy |
W Polsce dostępny jest także bezpłatny podpis zaufany przez profil zaufany, używany głównie w sprawach z administracją.
Automatyzacja obiegu dokumentów do podpisu
Platformy podpisu elektronicznego mają API, więc proces podpisu można włączyć w automatyzację:
- Wygrana szansa w CRM generuje umowę z szablonu z danymi klienta.
- Workflow wysyła dokument do podpisu w platformie e-podpisu.
- Po podpisaniu przez obie strony dokument trafia do archiwum, a w CRM zmienia się status.
- Uruchamia się onboarding klienta i faktura zaliczkowa.
Więcej o procesie od sprzedaży do realizacji w artykułach automatyzacja CRM i automatyzacja przepływów biznesowych.
Bezpieczeństwo
- weryfikacja tożsamości podpisujących zgodnie z wagą dokumentu,
- archiwizacja dokumentów z dowodami podpisu,
- dostęp do szablonów i archiwum tylko dla upoważnionych osób.
Obieg dokumentów z Codeless
Zobacz usługę automatyzacji procesów albo umów bezpłatną konsultację.