Kontrola zasobów w zespole to bieżąca wiedza o tym, kto nad czym pracuje, ile ma wolnego czasu, jakie sprzęty, licencje i pojazdy są dostępne oraz gdzie zaraz zabraknie ludzi lub materiałów. Przestoje biorą się najczęściej z braku tej wiedzy: projekt czeka na osobę, która jest przeciążona, auto stoi bez kierowcy, a licencja wygasa w dniu wdrożenia. Automatyzacja nie zastąpi planowania, ale zbiera dane z różnych systemów w jedno miejsce i ostrzega, zanim problem zatrzyma pracę.
Skąd biorą się przestoje
- obłożenie ludzi znane tylko z głowy kierownika,
- dane rozproszone w kalendarzach, arkuszach, systemie zadań i HR,
- brak alertów o kończących się zasobach (licencje, magazyn, przeglądy pojazdów),
- zmiany w planie, o których część zespołu dowiaduje się za późno.
Co można zautomatyzować
| Zasób | Automatyzacja |
|---|---|
| Ludzie | Codzienny widok obłożenia z systemu zadań, kalendarzy i urlopów |
| Urlopy i nieobecności | Wniosek, akceptacja i aktualizacja planu w jednym przepływie |
| Sprzęt i licencje | Rejestr z datami wygaśnięcia i alertem 30 dni wcześniej |
| Flota | Przypomnienia o przeglądach, ubezpieczeniach i dokumentach kierowców |
| Magazyn | Alert przy spadku stanu poniżej minimum |
Przykład: tygodniowy raport obłożenia
- W poniedziałek o 7:00 n8n pobiera zadania z Jiry lub Asany z szacowanym czasem i terminami.
- Dołącza urlopy z systemu HR lub kalendarza.
- Liczy obłożenie każdej osoby na najbliższe dwa tygodnie.
- Kierownik dostaje na Slacku listę osób powyżej 100% i projektów zagrożonych terminem.
Sama obsługa urlopów potrafi zająć sporo czasu. W jednym z wdrożeń automatyzacja urlopów w Slacku skróciła ją o 70%.
Od czego zacząć
- Wskaż zasób, którego brak najczęściej zatrzymuje pracę.
- Ustal jedno źródło prawdy dla jego danych.
- Dodaj automatyczne przypomnienia i cotygodniowy raport.
- Po miesiącu sprawdź, czy przestojów jest mniej.
Więcej pomysłów w artykule co automatyzować w firmie, a o przypomnieniach w tekście automatyczne przypomnienia e-mail.
Kontrola zasobów z Codeless
Zobacz usługę automatyzacji procesów albo umów bezpłatną konsultację.